5 min SAP

5 formas de mantener la operación de tu empresa de forma remota

El trabajo remoto se convirtió en una opción prácticamente irrenunciable para mantener las operaciones de la mayoría de las empresas como consecuencia de la crisis sanitaria global desatada por la pandemia de coronavirus COVID-19.

Más que una alternativa que permitía flexibilizar las jornadas de trabajo y los modelos de colaboración en las empresas, el trabajo remoto tiene un impulso sin precedente por la necesidad de confinamiento que la crisis sanitaria trajo al mundo. 

De acuerdo con datos la Organización Internacional del Trabajo, 93% de los empleados del mundo se enfrentó a cierres temporales o permanentes de sus fuentes de empleo, así como a la necesidad de trabajar desde casa. 

Miles de empresas luchan para adaptarse a las formas de trabajo que impone el confinamiento, con la preocupación de adaptarse a un entorno de por sí altamente competitivo, pero que representa la oportunidad de innovar.


Ante tal circunstancia, en Xamai nos preocupamos por encontrar soluciones y alternativas para ayudar a las empresas a mantener sus operaciones y acelerar la transformación digital de sus negocios. Por ello, presentamos aquí algunas formas para que las empresas continúen funcionando de forma remota:

1. Promueve buenos hábitos saludables de trabajo en casa 

Es importante reconocer que el trabajo en casa o vía remota requiere una fase de adaptación donde lo más recomendable para los colaboradores que realizarán sus funciones bajo este modo de trabajo es: 

  • Establecer horarios de trabajo flexibles que permitan coordinarse con los compañeros que se encuentren en otra zona del país, o del mundo.
  • Con el horario definido, notificarlo a los demás habitantes de la casa para que ese lapso sea respetado y se reduzcan al mínimo las interrupciones por motivos relativos a la vida personal o familiar.
  • Definir un espacio para trabajar, en el cual los colaboradores se puedan colocar para cumplir con su jornada laboral. 
  • Mantener un espacio cuidado desde donde se realicen llamadas o reuniones virtuales, con el fin de evitar críticas, distracciones y mantener una buena experiencia del cliente. Si se puede contar con algún fondo que incluya la imagen o los colores de la empresa, es mejor.
  • Hacer ejercicio y evitar permanecer sentado durante el día, con el objeto de mantener nuestra salud. 
  • Establecer protocolos para prevenir y atender síntomas de salud física y mental entre todos nuestros colaboradores.

 

2. Mantén la seguridad de la información para tus colaboradores y clientes

En la mayoría de las empresas, la información es un activo estratégico cuyo contenido debe ser resguardado y protegido. Cuando se trabaja a través de Internet, la seguridad de la información corre el riesgo de quedar expuesta a la delincuencia cibernética si no se cuenta con programas y protocolos dedicados exclusivamente a proteger los datos de la empresa.

Para mantener la seguridad de la información empresa se recomienda: 

  • Establecer una cultura de inicio y cierre de sesión de las cuentas de correo, así como de los sistemas que se utilicen para trabajar. 
  • Implementar mecanismos de autenticación de dos pasos para permitir el acceso a los usuarios. Este tipo de herramienta ayuda a validar la identidad de los usuarios y reduce la posibilidad de hackeo. 
  • Instale una Red Virtual Privada (VPN por sus siglas en inglés). Se obtiene con un proveedor de servicios de Internet de grado empresarial, y consiste en una red dedicada con controles de seguridad y acceso a la red, que reduce sustancialmente las oportunidades de que extraños accedan a nuestros datos, y facilita que los colaboradores entren desde cualquier parte del mundo con las credenciales suministradas.
  • Implementar sistemas de monitoreo de virus y ciberseguridad en correos electrónicos. Muchas veces se reciben correos con información destinada a buscar implementar malwareo suplantar la identidad. Con estos filtros se puede impedir que esos correos sean abiertos o lleguen a los usuarios.
  • Promover una cultura de uso de redes Wi-Fi seguras e invitar a los colaboradores a no conectarse en redes públicas o no seguras, si van a realizar actividades relacionadas con su trabajo.
  • Implementar sistemas empresariales de antivirus en las computadoras usadas por nuestros colaboradores para trabajar vía remota. Los antivirus para sistemas domésticos son insuficientes para soportar ataques si se debe trabajar continuamente en línea.
  • Establece medidas de cifrado y control de accesos para archivos clasificados o confidenciales.
  • Mantén un calendario de actualizaciones  de sistemas y promueve que se realicen en todos los equipos usados para acceder al trabajo en línea. 
  • Capacita a tus colaboradores en temas de ciberseguridad, para reducir el impacto de los ataques virtuales y que ellos conozcan en qué consisten los riesgos cibernéticos del trabajo en línea.

3. Virtualiza las tareas de tu equipo y digitaliza tus procesos laborales

Consiste en la implementación de “escritorios” virtuales a los cuales se accede de forma remota y que cuentan con los programas informáticos que el personal utiliza para realizar su función. La idea de estos sistemas es que no necesariamente se requiere la instalación de sistemas en la computadora de casa, sino que se accede a la plataforma de trabajo con un usuario y contraseña y una vez dentro, ahí están disponibles los programas y las bases de datos utilizados por la empresa.

Al respecto, existen múltiples programas que permiten trabajar de modo gratuito en internet, pero lo más recomendable, si se cuenta con los recursos, es implementar algún sistema de gestión empresarial como los provistos por SAP, que permiten la integración de las bases de datos del negocio y a su vez, tienen la capacidad de automatizar cada una de las áreas de la empresa, en todas las fases del proceso productivo.

4. Integración de bases de datos en la nube 

Un aspecto esencial de la generación de cadenas productivas virtuales es la integración de toda la información compartida por las áreas de la empresa en una base de datos a la cual cada parte del negocio pueda acceder para registrar, consultar, analizar y compartir entre sí y a sus clientes/proveedores, de una forma organizada, todos los datos relevantes para el buen funcionamiento de la empresa.

De acuerdo con el portal de ayuda de SAP, su Sistema de Gestión Empresarial (ERP por sus siglas en inglés) facilita la integración de la cadena de suministros y planificación de negocios gracias a que recopila datos maestros, de transacción, y de configuración, los cuales son organizados en tablas y formatos simplificados. 

Así se permite que las pantallas de consulta, análisis y supervisión de la información se adapten fácilmente a las necesidades específicas de cada área de la empresa, de forma remota y dedicada para las funciones de cada nivel de la cadena productiva, sin importar el tamaño del negocio o el volumen de información compartida.

Sin embargo, para que la integración sea exitosa, se recomienda el asesoramiento por especialistas en la evaluación de procesos empresariales con capacidades para implementar soluciones a la medida de la proyección de crecimiento del negocio.

 

5. Implementa un sistema de gestión empresarial que funcione de forma remota

Una solución de bajo costo y de alto contenido de valor, es la implementación de un ERP operado desde la nube. Este tipo de servicio se dirige a empresas que no desean invertir en la infraestructura necesaria para mantener sistemas cautivos, además de que su arquitectura modular permite utilizar partes específicas de la plataforma, con acceso desde cualquier computadora o teléfono móvil conectado a Internet. 

Entre las soluciones de ERP disponibles de inmediato en la nube, destaca SAP Business ByDesign, la oferta de la empresa internacional de software empresarial, SAP, destinada a clientes de tamaño medio y pequeño que integra los principales procesos operativos en la mayoría de las industrias. 

Los ERP 's han demostrado enormes beneficios para las empresas que los están implementando. Para ello, en su mayoría se apoyaron de la cooperación de consultores especialistas en la elaboración de soluciones para negocios. 

El crecimiento de los negocios en esta época requiere más que nunca del uso de herramientas virtuales y los ERP 's correctamente implementados. En Xamai nos preocupamos por entender las necesidades de las empresas y desde hace más de 20 años participamos en la mejora e innovación continua para más de 500 clientes, con base en la implementación de sistemas de gestión y mejora continua a través del software más avanzado del mundo. Si desea mejorar su empresa para adaptarla al trabajo remoto, no dude en consultarnos en el enlace.  

llevar operaciones en la nueva normalidad con un sistema de ERP

 

Artículos recientes

El sistema de Gestión que utilizan las empresas de vanguardia

Es un software que auspicia la optimización de la gestión empresarial, capaz de integrar todas las áreas funcionales de una empresa con el fin que..

Ver más >
7 consejos para hacer un buen análisis estratégico de negocio

Los beneficios de un buen análisis estratégico son incontables y pueden muy bien hacer la diferencia entre el crecimiento/adaptación o el fin de..

Ver más >
¿Para qué sirve un sistema de gestión empresarial?

En el mundo de los negocios, cualquier ventaja comparativa es útil para incrementar ventas, presencia, o mantenerse en el mercado. La tecnología..

Ver más >

Sobre nosotros

Somos especialistas en implentación SAP y Silver Partner SAP en España. Ayudamos a empresas de todos los tamaños a crecer y dar continuidad a sus negocios, mejorando sus procesos a través de sistemas de gestión inteligente.

Conócenos